1、目的

 

　　指導(dǎo)外部審核，即顧客審核和第三方審核工作，確保通過審核；

 

　　推進(jìn)審核發(fā)現(xiàn)不符合項(xiàng)的整改，直到有效關(guān)閉。

 

2、范圍

 

　　適用于本公司顧客審核和第三方審核的控制。

3、定義

 

　　無

 

4、職責(zé)：

 

　　4.1品保部：主導(dǎo)外部審核及改善工作。

 

　　4.2管理者代表：負(fù)責(zé)外部審核要求的內(nèi)部相關(guān)部門傳遞，審核準(zhǔn)備，審核陪審，審核引導(dǎo)，體系相關(guān)內(nèi)容介紹解說，審核過程中異常協(xié)調(diào)解決，召集首、末次會(huì)議，主導(dǎo)不符合項(xiàng)的整改，改善報(bào)告審核及組織改善措施關(guān)閉驗(yàn)證。

 

　　4.3體系負(fù)責(zé)人：協(xié)助管理者代表開展外部審核活動(dòng)，參與審核活動(dòng)，準(zhǔn)備審核需要的文件資料，會(huì)議召集，會(huì)議記錄及審核改善報(bào)告提交跟進(jìn)。

 

　　4.4文件管理員：參與外部審核活動(dòng)，提供受控文件管理的相關(guān)證據(jù)資料備審。

 

　　4.5銷售部長: 顧客審核時(shí)，負(fù)責(zé)傳達(dá)顧客要求，組織審核接待，召集首次會(huì)議，向顧客發(fā)出審核改善報(bào)告，并跟進(jìn)顧客反饋。

 

　　4.6銷售部客戶經(jīng)理：負(fù)責(zé)顧客審核時(shí)的陪審，審核證據(jù)提供及發(fā)現(xiàn)問題記錄。

 

　　4.7品保部：協(xié)助管理者代表準(zhǔn)備外部審核的資料，核查相關(guān)記錄的一致性，全程參加重要顧客及第三方的審核活動(dòng)。

 

　　4.8各部門：負(fù)責(zé)審核準(zhǔn)備，確定部門內(nèi)審核接待的工作和人員，參加本部門涉及到的活動(dòng)。

 

5、工作程序：

 

　　5.1 審核通知接收

 

　　1)銷售部客戶經(jīng)理接到顧客審核要求通知后，應(yīng)與顧客盡早直接溝通，明確審核要求（來訪人員信息、審核目的、審核計(jì)劃、審核明細(xì)表等），并盡量得到書面且經(jīng)正式渠道得到確認(rèn)的通知；

 

　　2)第三方審核由管理者代表與第三方溝通，通常需要對方提供書面的正式通知和計(jì)劃，并經(jīng)公司內(nèi)部確認(rèn)；

 

　　3)如果是重要顧客，且審核事關(guān)重大，銷售部客戶經(jīng)理應(yīng)在得到對方與審核相關(guān)的非正式消息時(shí)，即通知管理者代表，以盡量提前準(zhǔn)備；

 

　　5.2審核期間現(xiàn)場生產(chǎn)要求確定

 

　　審核通知明確后，銷售部或體系負(fù)責(zé)人應(yīng)與對方直接聯(lián)系人和/或?qū)徍酥饕��?zé)任人電話確認(rèn)，并澄清所有問題；

 

　　同時(shí)，應(yīng)確定在審核期間對現(xiàn)場生產(chǎn)產(chǎn)品/過程有無明確要求，有要求時(shí)，應(yīng)與生產(chǎn)辦確認(rèn)、協(xié)商日期并與審核方取得一致意見。

 

　　5.3內(nèi)部信息傳遞

 

　　1)審核信息一旦確定，銷售部和/或體系負(fù)責(zé)人應(yīng)立即將信息通知相關(guān)部門，并將相關(guān)情況報(bào)告管理者代表；

 

　　2)管理者代表根據(jù)審核要求，綜合評估是否需要專門的審核準(zhǔn)備，必要時(shí)，應(yīng)報(bào)告總經(jīng)理以尋求支持。" 

 

　　5.4審核準(zhǔn)備會(huì)議

 

　　1)需要時(shí)，管理者代表/體系負(fù)責(zé)人接到審核通知和/或?qū)徍艘�求后，�?yīng)在1個(gè)工作日內(nèi)，認(rèn)真學(xué)習(xí)審核檢查表要求，并參照對比內(nèi)部實(shí)際狀況，識別出薄弱環(huán)節(jié)。

 

　　必要時(shí)，召集各關(guān)聯(lián)部門進(jìn)行傳達(dá)、學(xué)習(xí)，以清楚審核要求，并針對薄弱環(huán)節(jié)制訂改善方案，明確責(zé)任人、完成日期等。

 

　　由體系負(fù)責(zé)人跟進(jìn)落實(shí)；

 

　　2)一般審核根據(jù)資料準(zhǔn)備要求，由各部門逐條落實(shí)。

 

　　5.5接待準(zhǔn)備

 

　　1)顧客審核由銷售部客戶經(jīng)理組織接待，第三方審核由體系負(fù)責(zé)人組織接待。確定審核人員接站時(shí)間、到達(dá)我司的時(shí)間、迎接人員、陪同人員、初步的審核路線、會(huì)議室、及相關(guān)設(shè)備儀器和文具的準(zhǔn)備、就餐安排、住宿安排、用車安排等；

 

　　2)對重要顧客審核應(yīng)通知公司全體員工相關(guān)審核信息；

 

　　3)對國外重要顧客可能需準(zhǔn)備國旗、多語種橫幅/歡迎牌等，必要時(shí)報(bào)總經(jīng)理批準(zhǔn)后準(zhǔn)備禮品、游覽等活動(dòng)；

 

　　5.6審核前準(zhǔn)備及改善

 

　　1)相關(guān)部門領(lǐng)導(dǎo)及內(nèi)審員按審核準(zhǔn)備要求，進(jìn)行改善并準(zhǔn)備審核資料；

 

　　2)體系負(fù)責(zé)人跟蹤檢查并記錄完成情況。

 

　　5.7內(nèi)部檢查及自評

 

　　1)必要時(shí)，管理者代表組織對各部門的準(zhǔn)備工作進(jìn)行現(xiàn)場確認(rèn)，并按檢查表組織自評，對自評分較低的項(xiàng)目再次提出改善建議，責(zé)任部門負(fù)責(zé)按要求落實(shí)。依審核重要程度及內(nèi)部準(zhǔn)備狀況，必要時(shí)，管理者代表可組織多次自評改善工作；

 

　　2)如果審核方需要提供自評分時(shí)，體系負(fù)責(zé)人與各部門及管理者代表確認(rèn)后，自評分結(jié)果發(fā)給發(fā)給審核方。

 

　　5.8專項(xiàng)改善

 

　　經(jīng)確認(rèn)內(nèi)部需要較大投入方能達(dá)到顧客或第三方要求的項(xiàng)目，及經(jīng)整改2次以上仍未達(dá)到要求的，管理者代表與相關(guān)部門主管共同提出方案，提交總經(jīng)理裁決，必要時(shí)組織專門的管理改善會(huì)議協(xié)調(diào)解決。

 

　　5.9改善再確認(rèn)

 

　　1)在顧客或第三方審核前1天，體系負(fù)責(zé)人對所有準(zhǔn)備工作再次核實(shí)，以確保正式審核能順利進(jìn)行；

 

　　2)對實(shí)在無法在審核前完成且可能影響審核結(jié)果的項(xiàng)目，應(yīng)立即報(bào)告管理者代表，提出應(yīng)急措施，并提交總經(jīng)理批準(zhǔn)后實(shí)施。

 

　　5.10生產(chǎn)現(xiàn)場準(zhǔn)備確認(rèn)

 

　　1)生產(chǎn)部提前1周安排生產(chǎn)計(jì)劃，提前3天確定生產(chǎn)準(zhǔn)備狀態(tài)，對審核員明確要求審核期間有特定產(chǎn)品/過程要求的，應(yīng)與相關(guān)車間、工序確認(rèn)實(shí)際的狀態(tài)；

 

　　2)如果顧客已有產(chǎn)品在量產(chǎn)狀態(tài)，即使顧客沒有明確，原則上也應(yīng)在審核期間有生產(chǎn)顧客產(chǎn)品，并提前1天通知管理者代表具體生產(chǎn)時(shí)間和工序；

 

　　3)生產(chǎn)部和相關(guān)車間應(yīng)在審核前1天確認(rèn)現(xiàn)場生產(chǎn)物料，有問題及時(shí)匯報(bào)并解決，相關(guān)部門配合，必要時(shí)管理者代表協(xié)調(diào)；

 

　　4)各車間應(yīng)檢查生產(chǎn)現(xiàn)場相應(yīng)的作業(yè)指導(dǎo)書、設(shè)備點(diǎn)檢表、人員培訓(xùn)記錄等相關(guān)文件、表格、記錄等，并安排特別的生產(chǎn)人員。做好車間5S工作；

 

　　5)品保部應(yīng)檢查現(xiàn)場作業(yè)指導(dǎo)書和檢驗(yàn)文件、記錄表格，檢驗(yàn)員應(yīng)特別關(guān)注顧客準(zhǔn)備現(xiàn)場審核的工序，并要求在顧客審核時(shí)待在該工序，如果是連續(xù)生產(chǎn)，應(yīng)仔細(xì)核查前幾天的記錄。

 

　　5.11審核路線確認(rèn)

 

　　體系負(fù)責(zé)人根據(jù)審核要求和現(xiàn)場準(zhǔn)備情況，提前1天再次現(xiàn)場確定審核期間的路線，如果與初步確定的路線不一致，應(yīng)立即通知相關(guān)區(qū)域現(xiàn)場主管，以事先確定對策。

 

　　必要時(shí)，報(bào)管理者代表，由管理者代表組織公司相關(guān)部門領(lǐng)導(dǎo)確定審核路線。

 

　　5.12現(xiàn)場陪審人員確認(rèn)

 

　　1)管理者代表與銷售部長和客戶經(jīng)理共同確認(rèn)參與審核的陪審人員，陪審人員在任何時(shí)間均不得少于審核人員，特別是現(xiàn)場審核時(shí)；

 

　　2)提前與陪審人員進(jìn)行溝通確認(rèn)，必要時(shí)可事先組織審核應(yīng)對技巧培訓(xùn)；

 

　　3)生產(chǎn)現(xiàn)場審核的陪審人員根據(jù)審核具體要求安排陪同人員，各車間主任在審核路線的車間進(jìn)入處開始接待，接待人員不少于2人，其中1人作為應(yīng)急聯(lián)絡(luò)及協(xié)助提供資料；

 

　　5.13首次會(huì)議

 

　　1)顧客審核由銷售部客戶經(jīng)理負(fù)責(zé)，第三方審核由體系負(fù)責(zé)人負(fù)責(zé)提前書面發(fā)出審核首次會(huì)議通知，并提前電話通知各參與人員，確保所有人能準(zhǔn)時(shí)參加會(huì)議�？偨�(jīng)理原則上應(yīng)參會(huì)；

 

　　2)顧客審核由銷售部長主持，第三方審核由管理者代表主持，并根據(jù)實(shí)情確定是否選擇適當(dāng)?shù)钠髽I(yè)介紹版本進(jìn)行介紹；

 

　　3)在首次會(huì)議上，由雙方進(jìn)行簡短介紹認(rèn)識，參會(huì)人員應(yīng)主動(dòng)與審核員交換名片；

 

　　4)會(huì)議上，審核人員宣講審核計(jì)劃及審核要求時(shí)，各參會(huì)人員應(yīng)認(rèn)真傾聽并做好記錄。體系負(fù)責(zé)人負(fù)責(zé)全程記錄，必要時(shí)可錄音。

 

　　5.14安全與保密要求

 

　　1)在審核員進(jìn)入到生產(chǎn)、檢驗(yàn)區(qū)域前，需按要求穿戴勞保用品，方可進(jìn)入生產(chǎn)檢驗(yàn)區(qū)域；

 

　　2)執(zhí)行生產(chǎn)現(xiàn)場審核時(shí)，應(yīng)按既定的路線引導(dǎo)審核員，對于非審核員方產(chǎn)品，不允許審核員拍攝照片或錄相，必要時(shí)，經(jīng)總經(jīng)理批準(zhǔn)后方可由我方人員代為拍攝照片，且須與銷售部確認(rèn)雙方已簽訂保密協(xié)議，規(guī)定有不得透露其它顧客或產(chǎn)品或其它商業(yè)機(jī)密信息

 

　　5.15現(xiàn)場審核

 

　　1)審核時(shí)，各部門積極參與，配合審核員接待工作，營造良好的審核氛圍，以開放心態(tài)面對審核，并與審核人員保持良好的溝通，不急不燥。當(dāng)與審核員提出的要求有不同見解時(shí)，應(yīng)心平氣和，耐心與審核員進(jìn)行溝通，并提供適當(dāng)?shù)淖C據(jù)，以消除其擔(dān)憂，切忌與審核員發(fā)生爭執(zhí)；

 

　　2)當(dāng)雙方意見不能達(dá)成一致時(shí)，應(yīng)即時(shí)報(bào)與管理者代表，統(tǒng)一由管理者代表與審核員溝通；

 

　　3)體系負(fù)責(zé)人全程記錄審核過程中的問題點(diǎn)，并記錄審核員的要求。

 

　　5.16審核引導(dǎo)

 

　　1)審核過程中，應(yīng)積極引導(dǎo)審核員，周到照顧審核員，避免讓審核員獨(dú)自在無關(guān)的辦公區(qū)域或生產(chǎn)現(xiàn)場走動(dòng)。

 

　　2）當(dāng)審核進(jìn)入到生產(chǎn)現(xiàn)場時(shí)，涉及必需配戴勞保用品時(shí)，應(yīng)注意嚴(yán)格按要求執(zhí)行，確保審核過程安全。

 

　　5.17審核證據(jù)提交

 

　　1)各部門在提交證據(jù)時(shí)，應(yīng)盡快完成。在提交證據(jù)前應(yīng)先對證據(jù)進(jìn)行查看，必要時(shí)事先與管理者代表進(jìn)行溝通確認(rèn)后再呈現(xiàn)給審核員，避免因證據(jù)缺失導(dǎo)致審核員不滿意；

 

　　2)審核員未指示要求時(shí)，非陪審人中禁止提供任何審核證據(jù)給審核員；

 

　　3)如因?qū)嶋H情況影響，無法短時(shí)間內(nèi)提交證據(jù)時(shí)，應(yīng)提前與審核員說明，避免審核員等待或被審核員認(rèn)定證據(jù)缺失。

 

　　5.18審核交流

 

　　1)在審核過程中，我方所有的舉動(dòng)都會(huì)影響審核員的評判，各陪審人員應(yīng)認(rèn)真如實(shí)記錄審核發(fā)現(xiàn)及審核員提出的改善建議，對于可立即改善的事項(xiàng)，第一時(shí)間整改后立即提交給審核員確認(rèn)。

 

　　2）對于無法立即整改項(xiàng)，應(yīng)盡量與審核員說明后續(xù)整改計(jì)劃，可能時(shí)做出范例，以消除審核員擔(dān)憂及差評。

 

　　5.19末次會(huì)議通知

 

　　審核結(jié)束前，體系負(fù)責(zé)人通知各相關(guān)人員參加審核總結(jié)會(huì)議，原則上應(yīng)邀請總經(jīng)理或其授權(quán)人出席。

 

　　5.20末次會(huì)議

 

　　1)總結(jié)會(huì)議開始時(shí)，銷售部長或管理者代表應(yīng)先向?qū)徍朔饺藛T介紹內(nèi)部出席人員，并對審核員的審核工作表示感謝；

 

　　2)總結(jié)會(huì)議中，審核員會(huì)對本次的審核作出總體評價(jià)，并列舉需要改善的事項(xiàng)，各參與人員應(yīng)認(rèn)真做好記錄，如對審核員提出事項(xiàng)有異議時(shí)，可與審核員進(jìn)行說明與解釋，但必須注重溝通技巧。如無法達(dá)成一致意見時(shí)，應(yīng)由管理者代表安排，在會(huì)后再進(jìn)行進(jìn)一步的溝通；

 

　　3)體系負(fù)責(zé)人或其他指定人員全程記錄，必要時(shí)應(yīng)錄音。"

 

　　5.21正式改善項(xiàng)目確定

 

　　1)總結(jié)會(huì)議后，如時(shí)間允許，管理者代表隨即召集檢討改善措施，由體系負(fù)責(zé)人或其他指定人員整理會(huì)議紀(jì)要，形成“審核發(fā)現(xiàn)問題報(bào)告”，并與審核員現(xiàn)場確認(rèn)改善計(jì)劃；

 

　　2)如時(shí)間不允許或其它因素影響，可在審核結(jié)束后1個(gè)工作日內(nèi)，體系負(fù)責(zé)人或其他指定人員整理會(huì)議紀(jì)要，形成書面“審核發(fā)現(xiàn)問題報(bào)告”，發(fā)給相關(guān)部門責(zé)任部門領(lǐng)導(dǎo)及與會(huì)人員。

 

　　5.22其他問題措施要求

 

　　體系負(fù)責(zé)人收集各參與審核人員在審核過程記錄的改善項(xiàng)目，匯總整理成內(nèi)部“審核發(fā)現(xiàn)問題報(bào)告”改善跟進(jìn)表，發(fā)給相關(guān)部門責(zé)任部長及與會(huì)人員

 

　　5.23改善計(jì)劃確定

 

　　1)在收到體系負(fù)責(zé)人發(fā)出的“審核發(fā)現(xiàn)問題報(bào)告”后，各責(zé)任部門即展開原因分析并制訂改善措施及改善證據(jù)，通常在3天內(nèi)應(yīng)回復(fù)給體系負(fù)責(zé)人（如顧客對完成時(shí)限有特別要求時(shí)優(yōu)先滿足顧客要求）。改善措施原則上應(yīng)在1個(gè)月內(nèi)完成；

 

　　2)管理者代表對各部門提交的整改報(bào)告進(jìn)行匯總確認(rèn)，當(dāng)不符合要求時(shí)，與責(zé)任部門溝通后進(jìn)行修改。

 

　　5.24改善計(jì)劃發(fā)審核員

 

　　1)管理者代表確定后，顧客審核由體系負(fù)責(zé)人將改善計(jì)劃即提交審核方部分的“審核發(fā)現(xiàn)問題報(bào)告”（或?qū)徍朔揭�求的格式）交銷售部客戶經(jīng)理發(fā)給接收的審核員，第三方審核則由體系負(fù)責(zé)人直接發(fā)；

 

　　2)改善計(jì)劃發(fā)出后，發(fā)件人應(yīng)與接收的審核員電話溝通，確認(rèn)是否符合要求。

 

　　5.25措施跟蹤

 

　　體系負(fù)責(zé)人根據(jù)改善計(jì)劃中的要求時(shí)限，逐項(xiàng)收集改善證據(jù)，編制改善措施報(bào)告，并提交管理者代表確認(rèn)。

 

　　5.26措施確認(rèn) 

 

　　1)在審核方有提交改善證據(jù)要求時(shí)，顧客審核由體系負(fù)責(zé)人將改善措施報(bào)告交銷售部客戶經(jīng)理發(fā)給接收的審核員，第三方審核則由體系負(fù)責(zé)人直接發(fā)；

 

　　2)改善措施報(bào)告發(fā)出后，發(fā)件人應(yīng)與接收的審核員電話溝通，確認(rèn)是否符合要求；

 

　　3)如果審核方有異議時(shí)，由體系負(fù)責(zé)人組織重新改善，管理者代表確認(rèn)后重新發(fā)審核方，直到得到認(rèn)可。

 

　　5.27經(jīng)驗(yàn)總結(jié)

 

　　體系負(fù)責(zé)人對審核中得到的經(jīng)驗(yàn)教訓(xùn)進(jìn)行總結(jié)，形成書面總結(jié)報(bào)告，經(jīng)管理者代表審核后，傳遞到品保部，并提供相應(yīng)的驗(yàn)證證據(jù)和資料。

 

　　品保部橫向展開組織問題預(yù)防。

 

　　5.28審核關(guān)閉及記錄保存

 

　　1)管理者代表、銷售部長、客戶經(jīng)理確認(rèn)后，本次審核關(guān)閉；

 

　　2)審核的改善計(jì)劃和改善措施報(bào)告，顧客審核的由文控部門保留到與顧客商務(wù)關(guān)系消失后3年，第三方審核保留3年。

 

　　5.29特殊說明

 

　　如因廠房設(shè)施大修/改造、政府職能部門行為及其它不可抗因素造成公司不能正常進(jìn)行生產(chǎn)經(jīng)營的情況發(fā)生，公司應(yīng)準(zhǔn)確預(yù)估停產(chǎn)時(shí)間。

 

　　不能正常進(jìn)行生產(chǎn)經(jīng)營的時(shí)間清單及其正當(dāng)理由應(yīng)提交顧客或第三方審核機(jī)構(gòu)。

 

　　如顧客或第三方審核機(jī)構(gòu)有不通知審核或驗(yàn)證要求，不能正常進(jìn)行生產(chǎn)經(jīng)營的時(shí)間清單及其正當(dāng)理由應(yīng)在不通知審核或驗(yàn)證期限的至少一個(gè)月前提交顧客或第三方審核機(jī)構(gòu)。