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審核組到企業(yè)了，會(huì)議室里坐滿了人。有人覺得首次會(huì)議就是“走個(gè)過場”，末次會(huì)議就是“念念報(bào)告”。但真正懂行的審核員和企業(yè)都知道：這兩場會(huì)議開得好不好，直接決定了審核的質(zhì)量，甚至影響后續(xù)整改的成敗。
首次會(huì)議和末次會(huì)議，就像一場戲的“開場”和“收尾”。開場開好了，企業(yè)心里有底、配合順暢；收尾收好了，企業(yè)服氣、整改積極。
今天，我們就用7個(gè)細(xì)節(jié)，把這兩場會(huì)議的關(guān)鍵點(diǎn)拆清楚。
細(xì)節(jié)一：誰來開會(huì)？老板必須在！
首次會(huì)議：最高管理者（老板）和各職能部門負(fù)責(zé)人，一個(gè)都不能少。老板來了，說明企業(yè)重視；部門負(fù)責(zé)人來了，后續(xù)審核才能配合到位。
末次會(huì)議：同樣，老板和各職能部門負(fù)責(zé)人必須到場。這不是形式主義——審核結(jié)論是給老板聽的，不符合項(xiàng)是要部門負(fù)責(zé)人去改的。
細(xì)節(jié)二：會(huì)議議程，必須“有備而來”
首次會(huì)議：審核組長要講清楚：
審核目的、范圍、依據(jù)是什么
審核日程怎么安排（哪天審哪個(gè)部門）
審核組人員分工
保密承諾
企業(yè)需要配合什么
末次會(huì)議：審核組長要交代：
審核概況回顧（審了哪些部門、哪些過程）
不符合項(xiàng)逐條說明
審核結(jié)論正式宣布
后續(xù)整改要求
企業(yè)提問環(huán)節(jié)這兩場會(huì)議的議程，都不能“臨時(shí)發(fā)揮”，必須提前準(zhǔn)備好。
細(xì)節(jié)三：簽到記錄
首次會(huì)議：簽到表提前打印，邊簽到邊開場
末次會(huì)議：簽到表所有人簽字，缺一不可拍照留存：拍一張帶會(huì)議背景的合影，證明會(huì)議確實(shí)開了
細(xì)節(jié)四：首次會(huì)議的“定調(diào)”很重要
首次會(huì)議的氣氛，會(huì)影響整個(gè)審核的走向。審核組長要把握好分寸：
不能太嚴(yán)肅，把企業(yè)嚇緊張了
不能太隨意，讓企業(yè)覺得“這審核也就是走個(gè)過場”
要傳遞一個(gè)信號：我們是來幫企業(yè)發(fā)現(xiàn)問題的，不是來找茬的一句話：友好，但不失專業(yè)；認(rèn)真，但不擺架子。
細(xì)節(jié)五：末次會(huì)議的“預(yù)溝通”不能省
這是很多新手審核員最容易踩的坑。
對于重大不符合項(xiàng)，千萬不要在末次會(huì)議上搞“突然襲擊”。正確做法是：
會(huì)議開始前，找企業(yè)管代或質(zhì)量負(fù)責(zé)人通個(gè)氣：
我們發(fā)現(xiàn)了幾個(gè)問題
為什么我們認(rèn)為這是不符合
你們怎么看？這么做不是為了“通風(fēng)報(bào)信”，而是專業(yè)素養(yǎng)的體現(xiàn)。預(yù)溝通可以避免末次會(huì)議上出現(xiàn)“公開對抗”，給雙方留足體面的空間。
細(xì)節(jié)六：末次會(huì)議的“不符合項(xiàng)宣讀”要講技巧
讀不符合項(xiàng)，不是“念完就走”。
正確方式：
讀一條，解釋一條，確認(rèn)一條
企業(yè)有疑問，現(xiàn)場澄清
企業(yè)有異議，記錄在案
千萬不要做的事：
一次性念完所有不符合項(xiàng)，不給解釋機(jī)會(huì)
用“你們怎么連這個(gè)都不懂”的語氣
在企業(yè)面前和同事爭論記�。翰环享�(xiàng)宣讀的目的，是讓企業(yè)“聽懂”，而不是“聽爽”。
細(xì)節(jié)七：會(huì)后留痕，閉環(huán)才算完
末次會(huì)議結(jié)束，不代表審核結(jié)束。
審核組要做的收尾工作：
把不符合項(xiàng)清單留給企業(yè)一份
把簽到表、照片整理歸檔
把審核報(bào)告在規(guī)定時(shí)間內(nèi)提交
企業(yè)要做的收尾工作：
對照不符合項(xiàng)，制定整改計(jì)劃
按期提交整改證據(jù)
配合后續(xù)的驗(yàn)證審核寫在最后
首次會(huì)議和末次會(huì)議，是審核的“門面”，也是審核質(zhì)量的“試金石”。開好了，企業(yè)服氣、整改順利；開砸了，前功盡棄、后患無窮。
下次審核時(shí)，不妨對照這7個(gè)細(xì)節(jié)，看看你的會(huì)議開到位了沒有。
